E-Rechnung: Ein PDF allein reicht nicht
Was eine strukturierte Rechnung ausmacht und wie Sie den Eingang in Ihrem Unternehmen organisieren.
Format und Ablauf unterscheiden
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Anforderung nicht. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung bestehen Übergangsregeln und Ausnahmen.
Ein klarer Eingang hilft
Legen Sie eine verantwortliche Person und einen festen Rechnungseingang fest. Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrer Kanzlei, wie Rechnungen kontrolliert, freigegeben und an die Buchhaltung übergeben werden. Ein E-Mail-Postfach allein ersetzt diesen Ablauf nicht.
Für Ihre Vorbereitung
- Rechnungseingang und Vertretung festlegen.
- Verarbeitungssoftware und Zugriff mit der Buchhaltung abstimmen.
- Originaldateien im vereinbarten System ablegen.
Quelle & Einordnung
Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung · geprüft am 18. Oktober 2026.
Allgemeine Orientierung, keine individuelle steuerliche Beratung. Die Anwendung hängt von den Umständen Ihres Einzelfalls ab. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Situation einordnen möchten.